استراتيجية إدارة المشتريات ما هي
إدارة المشتريات هو جزء لا يتجرأ من الأقسام الإدارية الموجودة في أي مؤسسة ناجحة، فهو يتكون من فريق عمل متكامل يتولى مجموعة من المهام والوظائف الأساسية تستهدف إلى تحقيق أهداف المؤسسة في أقل وقت وبأعلى جودة، وبالتالي يمكن اعتباره واحدة من الأقسام التي لا يمكن الاستغناء عنها، فعبر موقع منصتك نتعرف على معلومات تفصيلية حول إدارة المشتريات في المؤسسة.
استراتيجية إدارة المشتريات ما هي
يمكن تعريف استراتيجية إدارة المشتريات أنها العملية من بداية مرحلة التوريد مرورًا بمرحلة التسوية، إذ أنها تشتمل على مجموعة من العمليات مثل شراء السلع إدارة العلاقات الخاصة بالمؤسسة مع الموردين وإنشاء التعاقدات الرسمية والعمل على تقييمها وغير ذلك، ويجب الإشارة أن مجال المشتريات من المجالات المعقدة لأنه يشتمل على مجموعة من الأنشطة والممارسات المترابطة.
كما أن إدارة المشتريات إحدى الإدارات الهامة لأي مؤسسة، وهي الإدارة المسؤولة عن إدارة الخطط المدروسة الهادفة لتوفير كافة احتياجات ومستلزمات الشركة أو المؤسسة، وتقوم بدور الرقيب على تنفيذها مما يحقق أهداف المؤسسة وضمان أداء مهامها بشكل جيد.
بالتالي يصب دورها في إتمام عمليات الشراء وفقًا للكمية المطلوبة والسعر الأمثل والوقت المتفق عليه، وبالإضافة أن يكون هذا بأعلى معدلات الجودة ومراعاة أفضل مصدر للتوريد.
اقرأ أيضًا:معهد الإدارة العامة للترشيح: رابط وخطوات التسجيل في المعهد وبوابة المتدربين أون لاين
وظائف إدارة المشتريات في المؤسسة
تتولي إدارة المشتريات مجموعة من الوظائف الهامة التي تتم وفق خط مدروسة هادفة لتحقيق الأهداف التي تحرص المؤسسة على الوصول إليها، وسوف نوضح الوظائف الأساسية لها في النقاط الآتية:
1ـ إدارة الموردين
أن إدارة الموردين أحد أهم الوظائف الأساسية لإدارة المشتريات في المؤسسة، وتنطوي تلك العملية على تعيين الموردين والحرص على تأهيلهم قبل المفاوضات.
وفي إطار هذا تقوم بمجموعة من المهام مثل جمع وتسجيل وتقييم بيانات الموردين، ومتابعة التزام الموردين لسياسة العمل في المؤسسة وفق برنامج إدارة الشراء.
إضافة إلى جمع المعلومات التفصيلية التي تساعد على تأهيل الموردين لمرحلة التفاوض مثل ملف تعريف الخدمة الذاتية وجمع الاستبيانات.
اقرأ أيضًا:الأن للخرجين الجدد هيئة المحتوي تعلن عن الوظيف في المناصب الإدارية والمالية 1446
2ـ عملية التوريد
تشرف إدارة المشتريات على عملية التوريد من البداية للنهاية، وهذا ينطوي على مجموعة من المهام مثل تعيين المتطلبات وجمع وتسجيل وتقييم كافة العروض المقدمة من الموردين والعمل على إجراء مقارنة بينهما لاختيار الأنسب لما يحقق أهداف المؤسسة، وهو ما يساعد على اختيار الموردين الأنسب حسب أفضل عرض مقدم.
3ـ إدارة العقود
تقوم إدارة المشتريات بمهام إدارة العقود وفق خطة مدروسة مما يساعد على تحقيق أهداف المؤسسة، وعادة يستغرق إتمام هذا وقت طويل حيث ينطوي على عدد من الممارسات التي تتم وفق نظام حديث لإدارة المشتريات مثل تبسيط العقود بواسطة الكتابة الموجهة المستندة إلى مكتبات البنود.
يراعى تكوين عقود عالية الجودة تخدم مصالحة جميع الأطراف وفق رؤية متكاملة، لذلك تعتمد المؤسسة على أفضل الخبراء لتنفيذ تلك المهمة.
اقرأ أيضًا:أهداف الجمعيات الخيرية ودورها في تنمية المجتمعات وأهم المعلومات عنها
4ـ عملية الشراء
تقوم إدارة المشتريات أيضًا بمهام متابعة وتنفيذ إدارة عملية الشراء من بداية طلبات الشراء مرورًا بعملية الشراء انتهاءً بالدفع، وفي إطار هذا تعتمد على نظام إدارة الشراء المعتمد على السحابة.
يتم تبسيط عملية فرض التسعير المتفاوض عليه مع مراعاة امتثاله للسياسة العامة، وتنطوي عملية الشراء على مجموعة من الممارسات مثل التواصل مع الموردين، ويجب أن تتكون بأعلى جودة لإتمام عملية الشراء والدفع على أكمل وجه.
5ـ الحسابات الدائنة
تعتمد إدارة المشتريات على نظام قوي في مهام الحسابات الدائنة يضمن تقليل نسبة الأخطاء وأداء المهام بشكل جيد، ويتم مراعاة تقليل تكاليف العمالة والاستفادة من خصومات الدفع المبكر.
تشتمل على مجموعة من الممارسات مثل الإرسال الإلكتروني للفواتير القادمة من كافة الموردين ومطابقة أوامر عملية الشراء والتحقق من صحة الفاتورة.
بهذا انتهى الحديث عن استراتيجيات إدارة المشتريات والوظائف الأساسية التي تقوم بها في المؤسسة، وذلك يوضح أنها تقوم بالدور الإشرافي والتنفيذي للعمليات الخاصة بالشراء من مرحلة التوريد حتى مرحلة التسوية، ولها دور حيوي في بلوغ المؤسسة لأهدافها.