محضر جاهز للطباعة

محضر جاهز للطباعة يتم تحريره وكتابته كذلك في أغلب الشركات والمؤسسات في حال عقد اجتماعات لدراسة ومناقشة أمر ما، ويعتبر المحضر وثيقة رسمية من أجل شرح مضمون الاجتماع وموضوعه كذلك وهذا ما نتعرف عليه بشكل مفصل من خلال موقع منصتك مع التعرف على عناصر محضر الاجتماع كذلك.

محضر جاهز للطباعة

نتعرف من خلال ما يلي على نموذج محضر جاهز للطباعة بشكل تفصيلي:

في يوم …..الموافق…../…/…. تم عقد اجتماع ……

في تمام الساعة …..تحت رعاية………

بحضور الأعضاء

1-  ……….                                                      2- ……………

3- …………                                                    4- ……………

5- …………                                                    6- ……………..

واعتذار الأعضاء

1-………..

2-…………

3-……….

وهذا من أجل مناقشة جدول الأعمال والذي تضمن البنود الآتية:

1-………..

2-………….

3-………….

وقد تم إطلاق مجموعة من القرارات والتوصيات وفقًا للمناقشات وهي:

1-……………

2-…………….

3-……………

كما اتفق جميع الحضور على عقد اجتماع ثاني في يوم ….. الموافق …..

وانتهى هذا الاجتماع في تمام الساعة…..

التوقيع ……..,……………,………….,………

تحت إشراف / ………………..

عناصر محضر الاجتماع

في إطار التعرف على محضر جاهز للطباعة، فلا بد من التعرف على أهم العناصر التي لا بد من إدراجها في محضر الاجتماع، وهو عبارة عن وثيقة يتم تحريرها من خلال أحد حضور الاجتماع في مختلف الشركات والمؤسسات.

كما يتم تحرير هذا المحضر بعد عقد الاجتماع ولذلك فلا بد من الالتزام خلال تحرير المحرض بكتابته في زمن الماضي مع الإشارة إلى أعضاء الاجتماع عن طريق صيغة الغائب، ويشتمل محضر الاجتماع على العناصر التالية:

• اسم المشرف على الاجتماع.
• البنود التي تم عقد الاجتماع من أجل مناقشتها.
• الاقتراحات والتوصيات التي تم طرحها أثناء الاجتماع.
• أسماء الحاضرين في الاجتماع بالإضافة إلى أسماء المتغيبين والمعتذرين كذلك.
• عنوان الاجتماع.
• موعد عقد الاجتماع باليوم والتاريخ بالتفصيل والساعة.
• محل عقد الاجتماع.
• اسم مسؤول الاجتماع.

ما هي الطريقة الصحيحة لكتابة نموذج محضر الاجتماع

من الجدير بالذكر أن هناك مجموعة من المعايير التي لا بد من اتباعها عند كتابة نموذج محضر الاجتماع والتي تتمثل فيما يلي:

• العمل على تحرير البنود التي تم مناقشتها أثناء الاجتماع بشكل تسلسلي تبعًا لتسلسل عرضها في الاجتماع.
• تحرير جميع المقترحات المعروضة خلال الاجتماع، مع إدخال اسم المتقدم بهذا الاقتراح.
• تحرير كافة أسماء المسؤولين عن إصدار القرارات وتنفيذها كذلك.
• كتابة أهم الملاحظات.
• تحرير المحضر بالزمن الماضي.
• تجنب كتابة المحضر مع أي أخطاء نحوية أو لغوية.
• تحرير المحضر بالحبر من أجل ضمان عدم تعرضه للتلاعب أو التغيير.
• لا يمكن كتابة رأي أو انتقاد شخصي من خلال كاتب المحضر لأحد البنود التي تم مناقشتها في الاجتماع، ولكن من الممكن تحرير الملاحظات الخاصة بالسلوكيات.
• حفظ نموذج المحضر في المكان المحدد له.
• العمل على ترتيب نماذج المحاضر السابقة وفقًا لأقدمية كل نموذج.
• عرض كيفية اتخاذ القرار أثناء الاجتماع.

ما هي أنواع المحاضر

في حال تناول محضر جاهز للطباعة، فلا بد من التعرف على أهم أنواع المحاضر والتي هي:

1- محضر الاجتماع

حيث إنه المستند الذي يتم من خلاله تحرير جميع البنود والمناقشات الواردة في الاجتماع، بالإضافة إلى القرارات التي تم التوصل إليها والمقترحات المستقبلية كذلك، حيث يقوم كل من رئيس الاجتماع وأعضائه كذلك بالتصديق على هذا المحضر.

2- محضر التنصيب

هو هذا المستند الذي يتم من خلاله التصديق على ترقية جديدة لأحد الموظفين والذي يتم فيها ذكر جميع الشروط والقواعد التي يجب الالتزام بها من قبل الطرفين، كما يجب أن يتم التوقيع على هذا المحضر من خلال رئيس المشروع الإداري والتنفيذي كذلك.

3- محضر المعاينة

هو عبارة عن مستند يتم تحريره من خلال المسؤول عن المعاينة، والتي تعتبر أحد الصلاحيات القانونية التي لها تكليف مباشر من قبل رئيس الاجتماع إلى أحد الأعضاء.

يعتبر محضر الاجتماع واحد من أهم الوثائق التي لا بد من التعرف عليها، حيث إنها تعمل على توثيق كل ما جرى خلال الاجتماع ويمكن الاطلاع عليه في أي وقت من الأوقات من قبل أي من الأطراف المعنية.